Organizzare una conferenza stampa – Parte II

Nel mio precedente post ho riassunto le decisioni fondamentali da prendere nel caso vi troviate ad organizzare una conferenza stampa. Una volta appurato che la tematica giustifica realmente il raduno di un pool di giornalisti per comunicare una notizia importante, affrontata la fase preparatoria, è ora il momento di entrare nel vivo dell’allestimento.

@Pixabay.com

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SALA CONFERENZA

Ho già accennato all’importanza di scegliere una location facilmente accessibile e una sala con posti proporzionati agli invitati. Verificate le attrezzature in base alle vostre necessità: impianto audio con microfoni, video proiettore, lavagna luminosa, sedie ben disposte affinché tutti i presenti abbiano una buona visibilità con spazi laterali per riprese tv, tavolo relatori, bottigliette di acqua con bicchieri, tegolini con nomi. Valutate se allestire la sala con totem, manifesti o altri supporti (potrebbero essere utili in caso di interviste televisive post conferenza) e se offrire un coffee break o un aperitivo (molto dipende dall’orario della conferenza, dalla durata, dagli obiettivi).

CARTELLA STAMPA

Preparate una cartella stampa per tutti i giornalisti presenti, che utilizzerete poi anche per l’invio a chi non è potuto intervenire. Al suo interno inserite: l’ordine del giorno con indicati i nomi e le relative cariche e/o ruoli dei relatori, un profilo aziendale, uno o più comunicati stampa strettamente riferiti all’argomento trattato durante la conferenza, alcuni passi o citazioni estrapolati dai discorsi dei relatori. Ottimo anche l’inserimento di un block notes e una penna (non inorridiscano i più tecnologici fra voi, non tutti scrivono sul tablet alla velocità di un discorso). La cartella stampa dovrà, inoltre, essere consegnate anche in formato digitale su chiavetta usb completa di immagini in alta risoluzione, eventuali grafici, tabelle o dati a supporto.

SVOLGIMENTO CONFERENZA

All’ingresso della sala conferenze è necessario posizionare una persona che accolga i partecipanti, spunti una check list e consegni la cartella stampa. Un moderatore o il responsabile ufficio stampa introduce la conferenza agli ospiti e lascia la parola ai relatori presentandoli per nome, cognome e ruolo. Non superate la durata di 45/60 minuti totali: una breve introduzione di 5 minuti, 2 o 3 relatori con 10 minuti a disposizione a testa e 15 minuti finali per domande dei giornalisti è più che sufficiente senza rischiare di annoiare i presenti! Prevedete qualche minuto post conferenza per contatti informali e interviste a tu per tu con i relatori.

POST CONFERENZA

Pensate di aver concluso il lavoro ora che la conferenza stampa è terminata? Purtroppo avete ancora da fare! Prima di tutto dovrete contattare i giornalisti che non sono intervenuti recapitando loro la cartella stampa seguita da recall telefonico. I giorni seguenti saranno dedicati all’attività di monitoraggio stampa, sia diretto sia attraverso società specializzate in clipping, per raccogliere gli articoli pubblicati e le registrazioni dei servizi radio e tv. Concluso il periodo di raccolta delle pubblicazioni preparate un book di rassegna stampa e un report dettagliato sulle attività e i risultati ottenuti dalla press conference.

I diversi passaggi affrontati nei due post di questa settimana rappresentano uno schema generale con alcuni consigli dettati dall’esperienza personale che in questi anni mi ha portato ad organizzare conferenze nei più svariati settori. Ritengo importante, in ogni caso, valutare attentamente le caratteristiche specifiche che di volta in volta si possono presentare: siate creativi e originali, ma al contempo prudenti e professionali; siate attenti ai minimi dettagli, ma al tempo stesso pronti ai cambiamenti di programma e alle emergenze dell’ultimo secondo (capitano spesso, anzi no, sempre!); siate disponibili e versatili, ma sempre accorti e trasparenti. Tutto questo farà di voi professionisti credibili, apprezzati e fidati.

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