Organizzare una conferenza stampa – Parte I

Nell’ambito delle attività di un ufficio stampa spesso ci si trova di fronte a un bivio che trae le sue origini dalla convinzione di molti clienti che una conferenza stampa sia il modo migliore per comunicare una certa notizia ai giornalisti. È proprio da quest’ultimo punto che nasce il “bivio”: la notizia è realmente tale? La conferenza stampa è davvero necessaria e utile? Sappiate che una conferenza nella quale non vi è alcuna novità importante e per la quale i giornalisti hanno rinunciato ad altri impegni per garantire la propria presenza, può scatenare un effetto altamente controproducente!

conferenza stampa

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Ecco dunque alcuni fondamentali che ogni buon addetto stampa deve conoscere per organizzare una conferenza di successo. Partiamo da alcune domande che è necessario porsi nel momento stesso in cui si paventi la possibilità di una press conference:

  • Cosa vogliamo annunciare?

Convocate una conferenza solo se avete un argomento che giustifichi l’organizzazione della stessa. Un giornalista noterà subito se la comunicazione è poco rilevante e sceglierà una delle tre possibili strade (tutte dannose per il vostro cliente):

  1. Non partecipare;
  2. Partecipare ma senza scrivere un articolo;
  3. Partecipare a questa conferenza, ma non alla prossima.
  • Chi dovrebbe partecipare?

Preparate un elenco di testate e relativi giornalisti di riferimento, a cui spedirete l’invito con un anticipo da 1 a 3 settimane, in base alla periodicità (al quotidiano pochi giorni prima, al mensile almeno 3 settimane prima dell’evento) e ai tempi di chiusura. Se conoscete il singolo giornalista è opportuno fare un invito personale, altrimenti spedite genericamente alla segretaria di redazione affinché inserisca nel calendario di redazione la conferenza alla quale mandare un inviato. Per tutti sarà indispensabile eseguire un recall telefonico (anche due, tre, quattro…insomma finché non avrete ottenuto una risposta certa! Insistere, insistere, insistere è il mantra di ogni buon ufficio stampa)

  • Dove e quando?

Il luogo ideale è un posto facilmente raggiungibile dai giornalisti anche con i mezzi pubblici, preferibilmente nella città in cui hanno sede le principali redazioni invitate alla conferenza stampa. Scegliete una location accogliente, ma non troppo grande (pensate ad una sala da 100 posti occupata da 10 giornalisti…) e una data che non entri in concorrenza con altre manifestazioni che potrebbero far disertare la conferenza ai giornalisti, meglio fra il martedì e il giovedì, in un orario compreso tra le 11 e le 15.

 

Come affrontare la fase preparatoria nell’organizzazione di una press conference: FATTO. Ma cosa succede durante l’evento? Come allestire e cosa fare nei giorni seguenti? Ne parlerò nel prossimo post, quindi restate connessi con i Pinguini Volanti :-)

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